Инструкция по заполнению заявки на получение авансовых средств

Данная инструкция описывает работу с формой «Заявка на получение авансовых средств» на сайте.

Важно. В системе также есть пункт «возмещение потраченных средств» — эта ветка пока не реализована и отображает сообщение «Форма находится в разработке». Ниже описана только рабочая ветка «получение авансовых средств».

Адрес формы

Форма доступна на главной странице сайта.

При переходе по ссылке с параметром e-mail, например ?email=ivanov@company.ru, поле «Рабочий e-mail» заполняется автоматически и не редактируется.

Общие правила

Поля, отмеченные звёздочкой (*), обязательны для отправки заявки.
Ошибки отображаются под соответствующим полем красным текстом.
Перед отправкой проверьте все данные: после успешной отправки форма очищается автоматически.
Повторная отправка точно такой же заявки (с теми же данными и тем же PDF) будет отклонена системой защиты от дублей.

Пошаговое заполнение

1. Тип заявки

В заголовке формы выберите в списке значение:

получение авансовых средств

После выбора откроются все поля заявки.

2. Рабочий e-mail *

Правило	Описание
Обязательность	Поле должно быть заполнено
Формат	Действующий адрес электронной почты (например, `name@company.ru`)

Возможные сообщения об ошибке:

«Укажите рабочий e-mail.»
«Введите, пожалуйста, свой рабочий e-mail»

3. Табельный номер

Правило	Описание
Обязательность	Необязательное поле
Формат	Если заполнено — только 3, 4 или 5 цифр

Сообщение об ошибке: «Табельный номер должен содержать 3, 4 или 5 цифр»

4. Дата заявки

Правило	Описание
Значение по умолчанию	Текущая дата
Редактирование	Поле недоступно для ручного ввода
Кнопка «добавить 1 день»	Сдвигает дату заявки на один календарный день вперёд

Рекомендация: запомните дату заявки — она может понадобиться для идентификации заявки при обращении.

Дата заявки влияет на допустимый срок предоставления авансового отчёта (см. п. 7).

5. Вид расхода *

Выберите один из пунктов списка:

Хозяйственные расходы
Автотранспортные расходы
Представительские расходы
Расходы на рекламу
Прочие расходы

Сообщение об ошибке: «Нельзя отправить заявку: не выбран вид расхода.»

6. Документ-основание *

Заполнение состоит из двух шагов — оба обязательны.

6.1. Выбор типа документа

Выберите из списка:

Заявление от сотрудника
Приказ руководителя
Служебная записка

Сообщение об ошибке: «Нельзя отправить заявку: не выбран документ-основание.»

6.2. Загрузка файла PDF

Нажмите кнопку «загрузить документ».
Выберите файл в формате PDF на компьютере.
После успешного выбора появится сообщение вида: «Файл ИМЯ_ФАЙЛА.pdf загружен».
Текст кнопки изменится на «другой документ» — это позволяет заменить файл до отправки формы.

Правило	Описание
Формат	Только PDF
Количество	Один файл на заявку
Замена	До нажатия «Отправить заявку» файл можно заменить

Возможные сообщения об ошибке:

«Нельзя отправить заявку: не прикреплен документ.»
«Можно загрузить только файл в формате PDF.»

Имя файла может содержать кириллицу (например, СЗ.PDF) — это допустимо.

7. Срок предоставления авансового отчёта *

Поле: «Обязуюсь предоставить авансовый отчет, до:»

Правило	Описание
Формат	ДД.ММ.ГГГГ (например, `25.09.2026`)
Минимум	Не раньше даты заявки
Максимум	Не позже даты, указанной в подсказке (текущая дата + 3 календарных месяца)

Подсказка рядом с полем показывает крайнюю допустимую дату в формате «Укажите дату до …».

Возможные сообщения об ошибке:

«Укажите реальную дату в допустимом диапазоне.»
«Дата не может быть меньше даты заявки.»
«Дата не может быть больше ДД.ММ.ГГГГ.»

8. Смета расходов *

Таблица содержит 10 строк. В каждой строке два поля:

Колонка	Описание
Назначение расхода	Текстовое описание
Стоимость, руб.	Сумма в рублях (только цифры)

Правила заполнения сметы

Минимум одна строка должна быть заполнена полностью.
Строка считается заполненной, если указаны и назначение, и стоимость больше 0.
Строки заполняются по порядку сверху вниз — нельзя пропускать строки.
Нельзя оставлять строку заполненной только наполовину (только назначение или только сумма).
Система не даст перейти к нижней строке, пока не заполнены все предыдущие.

Возможные сообщения об ошибке:

«Заполните пропущенные строки»
«Заполните недостающую информацию»

Сумма запрашиваемых авансовых средств

Поле «Сумма запрашиваемых авансовых средств» рассчитывается автоматически как сумма всех строк сметы. Редактировать его вручную не нужно.

Отправка заявки

Убедитесь, что все обязательные поля (отмечены *) заполнены корректно.
Нажмите кнопку «Отправить заявку».
Дождитесь ответа системы.

Успешная отправка

Ваша заявка принята на обработку. О результатах мы вам сообщим

Нажмите OK. После этого форма будет очищена — это сделано специально, чтобы случайно не отправить ту же заявку повторно.

Если e-mail был подставлен из ссылки и заблокирован, он сохранится; остальные поля сбросятся.

Повторная отправка и дубликаты

Если вы попытаетесь отправить заявку с полностью совпадающими данными (включая прикреплённый PDF), система покажет сообщение:

Заявка с такими же данными уже была отправлена. Повторная отправка не выполнена.

Чтобы отправить новую заявку, измените хотя бы одно поле или прикрепите другой документ.

Краткий чек-лист перед отправкой

Выбран тип: получение авансовых средств
Указан корректный рабочий e-mail
Табельный номер заполнен верно или оставлен пустым
Выбран вид расхода
Выбран тип документа-основания и прикреплён PDF
Указан срок авансового отчёта в допустимом диапазоне
Смета заполнена без пропусков (минимум одна полная строка)
Сумма в смете соответствует ожидаемой

Технические ограничения (для справки)

Параметр	Значение
Формат документа-основания	PDF
Строк в смете	До 10
Защита от дублей	По совпадению всех полей и содержимого PDF

При проблемах с отправкой проверьте подключение к интернету и повторите попытку. Если ошибка повторяется, обратитесь к ответственному сотруднику, указав дату заявки и рабочий e-mail.

← Вернуться к форме заявки